Urgente, Importante e Prioridade:
Qual a
Diferença?
Todo o nosso tempo é distribuído entre
atividades importantes, urgentes e prioritárias. Acontece que muitas vezes não
temos disciplina e organização, e acabamos transformando nossas atividades
importantes em urgentes.
Quando baixamos a cabeça, começamos a
pensar em tudo que temos para fazer e logo em seguida partimos para execução de
uma determinada atividade, podemos estar cometendo um grande erro. Não
percebemos que algumas atividades são importantes e outras urgentes.
Também não é saudável sair fazendo tudo
que está na nossa frente sem nenhum critério.
Precisamos primeiramente diferenciar as
atividades urgentes das importantes e estabelecer prioridades. Esse é o nosso
objetivo a partir de agora.
Importante:
Diferentemente das situações de
urgência, as atividades importantes, apesar de terem prazo para serem
concluídas, são tratadas da forma adequada, ou seja, é feito um planejamento,
agenda-se e, consequentemente, caminham na direção da execução.
A grande questão é quando uma atividade
importante pode se tornar urgente. Ela se torna urgente quando não atentamos
para seu prazo, ou ainda, quando postergamos seu início até a última hora.
Lembra quando falamos de procrastinação,
de adiar compromissos sem justificativa? Agora percebemos porque muitas tarefas
ou atividades se tornam urgentes. Elas passaram da hora de executar.
A dica para que tudo não se transforme
em urgente é priorizar aquilo que é importante, buscando reduzir a incidência
de eventos urgentes em nosso dia a dia. Isso tem que ser um exercício constante
em nossas vidas. Vamos parar de “apagar incêndios”. Não somos bombeiros.
Urgente:
De uma maneira simples podemos dizer que
as atividades que consideramos urgentes são aquelas que exigem nossa atenção
imediata.
Normalmente, a urgência costuma exercer
nas pessoas a sensação de pressão ou de algo indispensável. A urgência está na
maioria das vezes ligada a prazo esgotado, tempo curto de execução e a algo que
não foi feito no tempo hábil e, portanto, se tornou urgente.
Já percebeu que em muitas empresas
existem profissionais que são conhecidos como os famosos bombeiros? Vivem
apagando incêndios! Esperamos que não seja o nosso caso. Tudo que fazem é
urgente e nada é importante.
Mas por que isso acontece? Primeiro
porque não planejam suas atividades e focam muito nas tarefas urgentes,
deixando as importantes para serem executadas depois.
E o que acontece? O que teria tempo para
ser concluído acaba se tornando urgente. É um ciclo vicioso. Se não mudarmos
nosso comportamento, não sairemos desse ciclo. Pense e aja! Evite o título de
“apagador de incêndio”.
Prioridade:
Priorizar significa decidir o que é mais
importante, quais tarefas, atividades, metas ou diretrizes deverão ser seguidas
ou implementadas. Significa também decidir qual a sequência das tarefas a serem
realizadas.
Quando falamos em prioridade, vale a
pena comentar que costumamos dizer que todas nossas atividades são
prioritárias. Se for o caso, com certeza estamos padecendo da síndrome da
prioridade.
Mas será que tudo é prioritário em nossa
vida? Na verdade apenas algumas coisas são prioritárias. Esse é um bom momento
para aprender como devemos priorizar nossas tarefas.
Após mostrarmos os significados de
importante, urgente e prioridade, o interessante neste momento é reduzir no seu
dia a dia as tarefas urgentes que muitas vezes causam estresse e cansaço. É
importante concluí-las e passar a definir prioridades nas tarefas que deverão
ser executadas.
Utilize o que estamos aprendendo para
facilitar o planejamento das tarefas, separando o importante do urgente e,
principalmente, priorizando algumas atividades.
Lembre-se de que dar sentido para as
coisas é focar nosso tempo naquilo que é importante, ou seja, que não tem
pressa, que tem tempo para ser feito e sempre traz resultados.
A partir de agora, evite a administração
do corre-corre no qual nada é priorizado e os resultados são compromissos e
correrias. Nessa situação há pouco resultado e muito retrabalho.
Lembrando que retrabalho é um
desperdiçador de tempo.
Uma boa dica é trocar a administração do
corre-corre pela administração das agendas. Já falamos bastante nos capítulos
anteriores sobre a utilização de agendas para sermos mais efetivos em nossas
atividades. Novamente reforçamos o convite para utilizá-las nesse estilo de
administração.
Na administração de agendas devemos
priorizar as atividades por meio de um planejamento diário das mesmas.
Estabeleça atividades em função da importância e procure cumpri-las para não
torná-las urgentes.
Ficaram claros os conceitos
apresentados? Vamos desenvolver um pouco mais esse assunto para facilitar o
entendimento. Mas antes faremos o exercício a seguir para fixação do conteúdo.
Vamos praticar!
De acordo com o nosso aprendizado,
procure classificar as tarefas em urgentes e importantes.
Descreva as atividades que são
importantes dentro do grupo “Importantes” e faça o mesmo para tarefas urgentes.
Para facilitar o trabalho, na coluna de prioridade coloque 1 para a primeira
prioridade e assim sucessivamente.
Esse modelo de agenda poderá ser
desdobrado para semanal ou quinzenal. Questione, no dia a dia, se as atividades
são mais urgentes ou importantes. Se elas forem mais urgentes está na hora de
fazer a diferença. Tenha disciplina e se lembre sempre do que estamos
estudando.
Outra sugestão para facilitar a
separação das atividades é a utilização da planilha que apresentaremos a
seguir. A diferença entre a primeira planilha (agenda) para a segunda é que
incluímos as atividades que poderão ser delegadas a outras pessoas.
Utilize a planilha para executar este
exercício e pôr em prática suas atividades diárias. Ao final do exercício
avalie e faça desse instrumento um objeto de trabalho constante.
Planeje o dia!
Todos os dias de trabalho devem ser
formados por uma mescla de atividades:
• Importantes.
• Urgentes.
• De
rotinas.
• Que
podem ser delegadas.
Planeje um número de tarefas que poderá
concluir num só dia, tendo o cuidado de não esticar demais a jornada de
trabalho. Baseado no quadro sugerido, distribua essas atividades ordenando-as
de acordo com o enunciado de cada coluna.
Faça um esforço para utilizar a última
coluna, ou seja, delegue. Acreditamos que o entendimento da divisão das tarefas
em função da urgência e importância irá facilitar a execução delas com mais
qualidade. Pratique.
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